כיצד מערכת חתימה דיגיטלית יכולה לתרום לעסק שלך
בתור בעל עסק, ולמעשה גם כאדם פרטי, בוודאי כבר יצא לך להיתקל במסמכים דיגיטליים שעליהם יתן לחתום אונליין, ללא הדפסה. יחד עם זאת, אולי אתה עדיין לא מבין שאת המערכת הזאת ניתן לשלב גם בעסק שלך, ועוד לא הפנמתם את היתרונות הגדולים שהיא יכולה להעניק. אז הנה סקירה של כמה תועלות מרכזיות של מערכת חתימה דיגיטלית לעסקים
בתור בעל עסק, ולמעשה גם כאדם פרטי, בוודאי כבר יצא לך להיתקל במסמכים דיגיטליים שעליהם יתן לחתום אונליין, ללא הדפסה. יחד עם זאת, אולי אתה עדיין לא מבין שאת המערכת הזאת ניתן לשלב גם בעסק שלך, ועוד לא הפנמתם את היתרונות הגדולים שהיא יכולה להעניק. אז הנה סקירה של כמה תועלות מרכזיות של מערכת חתימה דיגיטלית לעסקים.
הרבה יותר קל ומהיר
תחשוב לרגע על כל הטפסים והמסמכים המעורבים בניהול ותפעול העסק. מדובר למשל בטפסי עובדים כגון חוזי העסקה, השיוכים לקופות גמל, טופס 101 וכן הלאה, וגם בטפסי התקשרות מול לקוחות, טפסי הזמנות מול ספקים ועוד הרשימה ארוכה. בדרך כלל, כדי להזיז עניינים צריך לבצע את כל הפרוצדורה הארוכה של שליחה, הדפסה, סריקה, שליחה חוזרת, הדפסה נוספת ותיוק בתיקייה. וכמובן, על הכל צריך לחתום ידנית ולמלא ידנית שדות אם ישנם.
לעומת זאת, עם מערכת חתימה דיגיטלית כל זה הופך להרבה יותר מהיר וקל. אין יותר הדפסות ואין ניירת. פשוט ממירים כל טופס או מסמך תוך כמה שניות לכדי מסמך דיגיטלי, ומכאן והלאה ניתן לשלוח אותו לכל כמות של נמענים בלחיצת כפתור. הטופס מגיע אליהם כקישור הטלפון הנייד או למייל, והם רק פותחים אותו, ממלאים ולבסוף חותמים עם העכבר או האצבע על מסך המגע. על הדרך אפשר גם להוסיף אישורים בקרלות, גם בצילום מהטלפון הנייד.
התוצאה היא חיסכון עצום בזמן שמתבזבז על התעסקות עם טפסים פיזיים, והמסמכים גם נחתמים הרבה יותר במהירות. יתר על כן, אף אחד לא מוגבל לציוד משרדי, אלא רק צריך חיבור לרשת, ולכן אפשר לשלוח ולחתום על טפסים מכל מקום, בין אם אתה, העובד, הספק או הלקוח נמצאים בבית קפה או בחו"ל.
מערכת חתימה דיגיטלית חוסכת לך כסף
חוץ מהפיכת העסק להרבה יותר יעיל, זמין ונגיש, מערכת חתימה דיגיטלית גם חוסכת לך כסף. לא מדובר רק בחיסכון בזמן אלא בהקטנת הוצאות על ניירת משרדית, על בלאי של מדפסות, על רכישות חדשות, על שירותי תיקונים, על דיו וטונרים, על ארוניות ותיקיות וכן הלאה. לא מוגזם יהיה להגיד שתוכל לחסוך מאות ואלפי שקלים בשנה, כתלות בהיקף השימוש במסמכים בעסק.
מעבר לכך, בעסקים שמשתמשים כבר בחתימה דיגיטלית מדווחים על עלייה בפרודוקטיביות ועל שביעות רצון הרבה יותר גבוהה, הן במחלקות השונות של העסק והן מצד לקוחות ושותפים עסקיים. לפיכך, המערכת מהווה צעד מצוין לשיפור ההתנהלות בכללותה, וגם לשמירה על תדמית של עסק הצועד עם הזמן.
