ניהול תיק עובד - כל המסמכים של העובד במקום אחד
בשנים האחרונות המגמה בעולם העסקים היא לבצע טרנספורמציה דיגיטלית בתחומים רבים. אחד הבולטים שבהם הוא כל הקשור למחלקת משאבי האנוש וניהול תיקי העובדים בכלל, וזאת באמצעות מערכת חתימה דיגיטלית המעניקה יתרונות רבים. בשורות הבאות יובא מידע על הנושא
בשנים האחרונות המגמה בעולם העסקים היא לבצע טרנספורמציה דיגיטלית בתחומים רבים. אחד הבולטים שבהם הוא כל הקשור למחלקת משאבי האנוש וניהול תיקי העובדים בכלל, וזאת באמצעות מערכת חתימה דיגיטלית המעניקה יתרונות רבים. בשורות הבאות יובא מידע על הנושא.
תיק עובד דיגיטלי – מה זה אומר
כידוע, לאורך השנים והחל משלב הקליטה מצטברים בתיקי העובדים מגוון רחב של מסמכים, כמו חוזה העסקה, טופס 106, טופס 101, סיכומי קורסים, הערכות של מחלקת משאבי האנוש, סמכות והכשרות, שיוכים לקופות גמל וכן הלאה. עסקים רבים כבר הבינו שישנו יתרון עצום בהעברת ניהול תיק עובד לדיגיטל ולמעשה גם לאונליין, באמצעות תיק עובד המרכז את כל הפעולות והמסמכים.
המשק המקומי כבר למד להכיר את תוכנות החתימה הדיגיטלית למיניהם, אך לא כולם מבינים מה בעצם ההבדל בין תיק עובד דיגיטלי לתיק הרגיל הפיזי. אז קודם כל, תיק עובד דיגיטלי לא יושב במקום פיזי, בארון כלשהו, אלא על המחשב או על שרת מרוחק או שרת העסק. קיים גם הבדל בין תיק עובד רגיל ששומרים על המחשב, עם קבצי וורד פי.די.אפ וכדומה, לבין מערכת דיגיטלית שבה כל קבצים נשלחים, ממולאים ונחתמים אונליין.
עם מערכת כזו אין עוד צורך בהתרוצצויות. כאשר מעוניינים להחתים את העובד על טופס כלשהו, לא צריך שהוא יגיע למשרד או לשלוח במייל ולאחר מכן להמתין עד שידפיס את המסמך, ימלא ויחתום עליו, יסרוק וישלח שוב, ואז אנשי המחלקה צריכים שוב להדפיס ו/או להעביר לתיקייה פיזית או במחשב. מערכת חתימה דיגיטלית מבצעת את התהליך אונליין בשיא המהירות, ללא תלות בציוד משרדי, בזמן או במקום. איתה הטפסים נשלחים במייל או ב- SMS לנייד של העובד, שיכול למלא דרך הנייד או במחשב, לחתום עם העכבר או האצבע על מסך המגע, וזהו. הטופס נשלח מיידית ונכנס אל התיק שלו במערכת.
יתרונות של מערכת ניהול עובדים
קודם כל, יש חיסכון עצום בזמן ובטרחה, גם לעובדים וגם לאנשי מחלקת משאבי האנוש. בנוסף, במערכת אפשר להגדיר למשל משלוח טפסים אוטומטי במועדים שנקבעו מראש, וכן לקבל התראות אוטומטיות עבור מועדים למשלוח טפסים לעובד זה או אחר. כמו כן, אם יש צורך לשלוח את אותו הטופס לכמות גדולה של עובדים, לא צריך לשלוח לכל אחד בנפרד אלא לכולם בלחיצת כפתור אחת. המערכת גם מאפשרת לנהל סבבי חתימות טוריים או מקבילים, עליהם חותמים למשל העובד, חשב השכר, מנהל משאבי האנוש וכדומה, לפי סדר החתימות שנקבע.
