מה זה טופס 101
טופס 101 מוכר לכל מי שעבד אי פעם כשכיר, וכמובן לכל אדם במחלקת משאבי האנוש, בהנהלת החשבונות, חשב השכר ורואה החשבון בעסקים, ארגונים וחברות. מדובר בטופס שנועד לקביעת חבות המס של העובד ולהתחשבנות מול רשות המיסים, אותו חובה למלא בעת הצטרפות למקום עבודה חדש ובכל תחילת שנת מס
טופס 101 מוכר לכל מי שעבד אי פעם כשכיר, וכמובן לכל אדם במחלקת משאבי האנוש, בהנהלת החשבונות, חשב השכר ורואה החשבון בעסקים, ארגונים וחברות. מדובר בטופס שנועד לקביעת חבות המס של העובד ולהתחשבנות מול רשות המיסים, אותו חובה למלא בעת הצטרפות למקום עבודה חדש ובכל תחילת שנת מס. בשורות הבאות תראו שאפשר לעבוד עם טופס 101 גם בלי ניירת, ובכך ליהנות מכמה יתרונות משמעותיים.
אז מהו טופס 101
כאמור, את הטופס ממלאים אחרי שמקבלים משכורת ראשונה או עד שבוע לאחר תחילת העבודה במקום חדש, וכמו כן בראשון לינואר של כל שנה. מרבית הפרטים ממולאים על ידי העובד וחלקם על ידי המעסיק, שלאחר מכן מגיש אותו אונליין לרשות המיסים. הטופס מאפשר לפקיד השומה להתחשב בפרמטרים שונים הקובעים את המשכורת ואת חבות המס, כגון תיאום מס מול הכנסות נוספות, זיכויים או פטורים ממס עקב נכות, ילדים, מקום מגורים וכדומה.
טופס 101 לא חייב להיות על נייר
במרבית החברות והארגונים כבר שמעו על מערכת טופס 101, או טופס 101 מקוון. מדובר בדיוק באותו הטופס שממלאים על נייר, רק שכאן הוא מופיע במחשב או בטלפון נייד. את הטופס המעסיק שולח לעובד או לעובדים (ללא מגבלת כמות), והעובד אינו צריך להדפיס בשביל למלא את הפרטים ולחתום. אחרי החתימה הטופס עובר אוטומטית לארכיון הארגון ולתיק העובד, ומכאן נשלח לרשות המיסים.
להתנהלות עם טופס 101 דיגיטלי כזה יש כמה יתרונות ברורים. קודם כל, הוא אינו מצריך את העובדים להגיע למשרד, או לקבל טופס במייל ואז להדפיס אותו, למלא ידנית ולחתום, לסרוק ולשלוח שוב. כמובן שגם אין צורך להדפיסו ולתייקו ידנית במשרד. שנית, העובדה שניתן למלא ולחתום על הטפסים מכל מקום וללא תלות בציוד משרדי, הופכת את החתימה להרבה יותר מהירה עם מינימום איחורים וכאבי ראש.
כמו כן, המערכת יודעת להנחות את העובדים למילוי תקין, נכון ושלם של הטופס, בעודה כופה שדות חובה, פותחת רק שדות רלוונטיים לפי הפרטים שמולאו, כופה חתימה, ומאפשרת להוסיף מסמכים נדרשים גם בצילום מהטלפון הנייד. הקטנת טעויות האנוש למינימום חוסכת בזמן, בטרטורים ואי הבנות מול העובדים, ואנשי מחלקת משאבי האנוש לא צריכים לרדוף אחרי כולם.
אם לא די בכך, המערכת גם חוסכת בהוצאות הנייר ובהוצאות משרדיות נוספות, וחשוב לדעת שאפשר להשתמש בה לא רק לטופס 101 אלא לכל טופס הקשור לקליטת וניהול עובדים לאורך זמן (חוזה העסקה, שיוכים לקופות גמל וכיוצא בזאת). החיסכון מגיע מהקטנת הוצאות על דיו, טונרים, תיקונים ותחזוקה של מדפסות, רכישת תיקיות וארוניות, וגם נחסך שטח משרדי המשמש לאפסון.
