חתימה דיגיטלית: הפתרון המושלם לניהול מסמכים בחזרה לשגרה
המלחמה הבלתי נגמרת שחקה את כולנו, אולם למרות המצב הקשה כלום מבינים כמה חשוב לחזור לשגרה בעבודה באופן כמה שיותר נכון ויעיל. בכדי לייעל את השגרה כדאי לשלבה עם חתימה דיגיטלית המספקת לעסק פתרון מושלם לניהול מסמכים
המלחמה הבלתי נגמרת שחקה את כולנו, אולם למרות המצב הקשה כלום מבינים כמה חשוב לחזור לשגרה בעבודה באופן כמה שיותר נכון ויעיל. בכדי לייעל את השגרה כדאי לשלבה עם חתימה דיגיטלית המספקת לעסק פתרון מושלם לניהול מסמכים.
הצורך בייעול הליכי ניהול מסמכים
בעידן הדיגיטלי של היום וכחלק מחזרה לשגרה, ניהול יעיל ומדויק של מסמכי העסק הוא קריטי להצלחתו. תהליכים איטיים ומסורבלים יכולים להאט את העבודה, לגרום לעיכובים, ואפילו להוביל לאיבוד מסמכים חשובים. כדי לשפר את ניהול המסמכים ולהפוך אותו ליעיל ומקצועי יותר, עסקים רבים פונים לשימוש בחתימות דיגיטליות – כלי מתקדם שמציע פתרון מושלם לניהול מסמכים מודרני.
מהי חתימה דיגיטלית?
חתימה דיגיטלית על מסמכים היא טכנולוגיה שמאפשרת לחתום על מסמכים באופן אלקטרוני בצורה מאובטחת, חוקית ומחייבת. בניגוד לחתימה ידנית על נייר, החתימה הדיגיטלית נעשית באמצעות תוכנה ייעודית ומבוססת על קוד ייחודי המוצמד למסמך, המבטיח את אמינותו ושלמותו. החתימה הדיגיטלית מאושרת על פי חוק במדינות רבות, כולל בישראל, והיא בעלת תוקף משפטי מלא.
איך חתימה דיגיטלית על מסמכים מסייעת בניהול מסמכים של העסק?
החתימה הדיגיטלית מאפשרת לעסקים לייעל את תהליכי העבודה שלהם, לחסוך בזמן ובמשאבים, ולהגביר את רמת האבטחה והדיוק בניהול מסמכים. בעזרת חתימה דיגיטלית, ניתן לחתום על מסמכים מכל מקום ובכל זמן, ללא צורך בהדפסה, סריקה או שליחה פיזית של המסמכים.
שימוש בחתימה דיגיטלית גם מפחית את הסיכונים הכרוכים בשמירה ובניהול של מסמכים פיזיים, שכן המסמכים החתומים נשמרים באופן מאובטח בענן או במערכת ניהול מסמכים דיגיטלית. כך, העסק יכול לנהל את המסמכים שלו בצורה חכמה יותר, עם גישה מהירה ונוחה לכל מסמך בזמן אמת.
איך זה עובד?
חתימה דיגיטלית על מסמכים מבוצעת בתהליך פשוט וקל הכולל 4 שלבים עיקריים:
- העלאת מסמך - השלב הראשון בתהליך החתימה הדיגיטלית הוא העלאת המסמך למערכת החתימה. ניתן להעלות כל מסמך שברצונכם לחתום עליו, בין אם הוא בפורמט Word, PDF.
- הגדרה קלה - לאחר העלאת המסמך, ניתן להגדיר בקלות למי המסמך יישלח ואילו אזורים במסמך צריכים לחתום. הממשק הידידותי של המערכת מאפשר לבחור בצורה פשוטה את החותמים, להוסיף אזורי חתימה, ולשלוח את המסמך בקלות. כך, התהליך כולו הופך לנגיש ומהיר יותר.
3.שליחת מסמך - לאחר ההגדרות, המסמך מוכן לשליחה. ניתן לבחור לשלוח את המסמך ישירות לדוא"ל של הנמען או אפילו לנייד שלו, בהתאם להעדפה שלכם. כל חותם יקבל הודעה על המסמך שממתין לחתימתו, עם קישור לחתימה הדיגיטלית.
- קבלו מסמך חתום - הנמען יכול לחתום על המסמך מכל מכשיר נייד או מחשב, ללא צורך בהורדת תוכנות מיוחדות. לאחר החתימה, המסמך חוזר אליכם חתום ומאושר, ומוכן לשימוש מיידי. כל התהליך נעשה בצורה מאובטחת, עם שמירה על תקינות ואמינות המסמך.
